În prezent, menţinerea şi organizarea unui business, chiar unul de nivel mic sau mediu, aduce cu sine un număr uriaş de responsabilităţi. De la planificarea activităţilor de zi cu zi, trecând prin problemele legate de angajaţi şi ajungând la situaţiile neaşteptate ce apar în funcţionarea normală a oricărei companii, viaţa unui antreprenor este împărţită în nenumărate direcţii.

Toate acestea par a face managementul unui business o sarcină imposibilă. Dacă vă aflaţi în această situaţie, nu trebuie însă să disperaţi. Există nenumărate aplicaţii care vă pot face viaţa mai uşoară şi spori în general productivitatea, astfel încât integralitatea sarcinilor să nu revină doar asupra dumneavoastră.

Datorită numărului crescut de aplicaţii disponibile dedicate antreprenorilor şi specificului diferit al fiecărui business ne este imposibil să oferim un top absolut al aplicaţiilor. Cu toate acestea, am sortat zece aplicaţii care vă vor oferi o ’’mână” de ajutor la începutul drumului.

1. Wave

Wave este o aplicaţie gratuită, uşor de utilizat, ce oferă o plaformă de contabilitate, dedicată business-urilor mici şi contractorilor independenţi. Aceasta te asistă în crearea şi trimiterea facturilor, permite înregistrarea şi urmărirea permanentă a vânzărilor şi cheltuielilor, ţine evidenţa plăţilor atât de la client, cât şi către angajat.

Anul acesta compania a adăugat şi un software personal de finanţe gratuit în scopul de a ajuta deţinătorii de business-uri mici să-şi organizeze finanţele într-un singur loc.

Vă atragem atenţa asupra faptului ca versiunea gratuită conţine reclame, iar pentru orice component în plus, cum ar fi suport client premium, costul este de 19$. Din păcate, aceste servicii extra nu sunt disponibile încă în România.

2. FreshBooks

Deţinând anumite similarităţi cu aplicaţia discutată mai sus, FreshBooks este un software de contabilitate dedicat business-urilor mici ce uşurează procesul organizării şi trimiterii facturilor. Aplicaţia îţi permite să creezi facturi personalizate ce deţin un look profesional, uşurează taxarea recurentă printr-o automatizare a acesteia şi permite acceptul cardurilor de credit pe telefonul mobil.

FreshBooks este simplu şi intuitiv, iar serviciile sale pot fi integrate cu multe alte aplicaţii utile cum ar fi PayPal sau Basecamp. El vine în trei variante: Lite (suportă până la 5 clienţi) având un preţ de 15$/lună, Plus (până la 50 de clienţi) cu un preţ de 25$/lună şi Premium (500 clienţi), preţul său fiind 50$/lună.

3. Basecamp

Menţionată anterior, Basecamp este una dintre cele mai cunoscute aplicaţii de management de proiecte şi cu siguranţă una dintre cele mai uşor de utilizat. Aceasta se bucură de o interfaţă user-friendly, ce integrează în conceptul său atât nevoile clientului, cât şi pe cele ale echipei tale.

Având în prezent un număr mai mare de 100,000 de utilizatori, Basecamp organizează într-un singur loc diferite aspecte ce se regăsesc în business-ul tău: urmărirea live a progresului diferitelor proiecte, discuţia între grupurile desemnate realizării acestora şi crearea unor checklist­-uri. Mai mult decât atât, posibilitatea sa de a integra cu succes imagini şi uşurinţa de a conduce proiecte pe diferite fuse orare îi conferă un loc de vârf printre aplicaţiile de business.

Costul acesteia este unul destul de ridicat, dar având în vedere toate beneficiile pe care ea le aduce, 99$/lună apare ca o sumă rezonabilă.

4. Asana

Competitor direct al Basecamp, Asana poate părea la început mai greu de utilizat decât prima, dar odată cu însuşirea bazelor sale ea devine auto-intuitivă. Dacă viaţa şi business-ul dumneavoastră se conduce pe baza unor checklist-uri, atunci aţi găsit aplicaţia perfectă.

Permiţând adăugarea unui număr nelimitat de secţiuni pentru fiecare proiect, având posibilitatea de asignare directă a responsabilităţilor şi permiţând adăugarea de comentarii şi fişiere, Asana uşurează cantitativ şi calitativ procesul management-ului de proiecte. De asemenea, este posibilă integrarea ei cu un număr impresionant de servicii, cum ar fi Google Drive, Slack şi Evernote.

Versiunea de bază a aplicaţiei este gratuită pentru un număr maxim de 15 persoane, ceea ce ajută antreprenorii la început de carieră, existând desigur şi opţiuni plătite pentru organizaţiile mai mari.

5. Evernote

Nelipsită din niciun top al aplicaţiilor de business, Evernote îşi merită cu siguranţă renumele, fiind probabil cea mai bună aplicaţie pentru sincronizarea diferitelor date pe dispozitive mobile sau desktop. Ea permite utilizatorilor stocarea notiţelor, listelor to-do, documentelor, înregistrărilor vocale şi multor altor fişiere.

Toate aceste fişiere pot fi share-uite cu colaboratorii dumneavoastră, Evernote oferind o platformă de organizare şi transfer de informaţie într-o echipă compusă dintr-un număr mare de oameni.

Versiunea Business a aplicaţiei ajunge la un preţ per utilizator de 49RON/lună, existând însă şi o versiune Basic disponibilă gratuit.

6. Slack

Slack reprezintă una dintre cele mai bune aplicaţii pentru comunicarea în echipă, grupând mesajele dintre diferite grupuri într-un singur loc, făcându-le astfel accesibile în orice moment. Mai mult decât atât, ea permite organizarea conversaţiilor în canale publice sau private, toate acestea fiind indexate şi arhivate automat.

Conform unui studiu intern, utilizatorii Slack au raportat o scădere de 48,6% în numărul de email-uri interne, crescând accesibilitatea la informaţie pentru fiecare membru al echipei cu un procent de 62,4%, ceea ce a dus la o creştere totală a productivităţii cu un procent de 32%. Aplicaţia este uşor integrabilă cu alte servicii similare din acelaşi segment, cum ar fi Asana, Google Drive şi Dropbox.

Versiunea gratuită a acesteia permite doar convorbiri audio şi video între două persoane, în timp ce versiunea Standard, pe care o recomandăm şi noi şi al cărei preţ pe utilizator este de 8$/lună, suportă un număr maxim de 15 de participanţi activi.

7. Skype

Chiar dacă competitorii săi au încercat constant să o detroneze din lista celor mai populare aplicaţii de video-conferinţe, Skype rămâne o alegere extrem de populară, atât pentru utilizatorii individuali, cât şi pentru business-urile de orice dimensiune (odată cu lansarea variantei Business).

În timp ce varianta gratuită a Skype-ului oferă posibilitatea transferului de poze sau fişiere de orice dimensiune şi convorbirea cu un număr total de 25 de participanţi, Skype for Business permite integrarea cu Microsoft Office şi conversaţii video sau audio cu un număr de până la 250 de participanţi. Da, am spus 250! Preţul acesteia porneşte de la 1,90€ per utilizator, ajungând la 4,20€, odată cu integrarea unor servicii cum ar fi înregistrarea meeting-urilor sau convorbirilor video HD.

8. RescueTime

Una dintre cele mai mari probleme ale unui antreprenor este timpul. Acesta pare întotdeauna insuficient, iar managementul lui eficient se arată dificil, dacă nu, în unele situaţii, chiar imposibil. Există însă o multitudine de aplicaţii care ne pot ajuta în acest sens, iar una dintre cele mai eficiente şi uşor de utilizat dintre acestea este RescueTime.

Ea înregistrează timpul petrecut pe orice altă aplicaţie sau website, oferindu-ți în fiecare zi rapoarte cu privire la acesta. Mai mult decât atât, îţi permite setarea anumitor obiective de productivitate, atrăgându-ţi atenţia când acestea sunt încălcate prin irosirea inutilă a timpului.

Versiunea Lite este gratuită, lispindu-i însă câteva beneficii cum ar fi blocarea unor website-uri ce pot cauza o distracţie de la obiectivele tale, înregistrarea activităţii online şi păstrarea unui jurnal al activităţilor zilnice. Toate acestea şi multe altele îţi sunt asigurate de versiunea Premium, cu doar 9$/lună.

9. Nimble

În cazul în cazul în care business-ul tău necesită o prezenţă activă social-media, Nimble este aplicaţia perfectă pentru tine. Făcând parte din categoria CRM (Customer Relationship Management), ea te asistă în crearea unor cărţi de contact şi în urmărirea relaţiilor formate între tine şi clienţii tăi.

Având capacitatea de a transforma aceste relaţii în statistici, Nimble te anunţă care dintre clienţii activi sau potenţiali par cei mai promiţători, sfătuindu-te în privinţa conversaţiilor ce trebuie continuate în fiecare zi. Capabilă de analiza intereselor comune, Nimble poate fi integrată cu succes cu alte servicii ca Gmail, Mailchimp sau Evernote. Preţul acesteia este de 22$/lună.

10. PayPal

Fiecare business se confruntă direct cu schimburi de bani, iar PayPal este serviciul perfect pentru uşurarea muncii în cadrul acestor tranzacţii, popularitatea sa fiind un alt factor care îl face atât de atractiv.

Legarea cardurilor de credit, debit şi a altor conturi bancare de PayPal se face cu uşurinţă, la fel de accesibilă fiind şi setarea unui cont business care îţi permite efectuarea plăţilor şi încasarea acestora. La popularitatea crescută a altor servicii din gama sa, aplicaţia a reacţionat prin crearea unui serviciu ce permite ataşarea cititorului de carduri PayPal unor dispozitive portabile.

Planul Standard este gratuit şi oferă uneltele de bază ale aplicaţiei, în timp ce planul Pro costă 30$/lună.

Acestea sunt doar zece dintre nenumăratele aplicaţii dedicate business-urilor mici şi medii existente. Lista compusă de noi nu este finală, dar reprezintă un punct bun de pornire în identificarea acelor servicii ce pot face viaţa unui antreprenor mai uşoară şi munca sa mai eficientă.

Vă avertizăm să ţineţi însă cont de bugetul dumneavoastră atunci când investiţi în aceste aplicaţii, depăşirea acestuia din urmă nefiind întotdeauna ceva recomandat. Dar suntem siguri că există o aplicaţie care să vă îndrume şi în acest demers.