Potrivit unei estimări a marilor jucători de pe piața locală de retail online, în România există ,în acest moment, aproximativ „5.000 de magazine online active și cu vânzări relevante”, conform declarației fondatorului Galei Premiilor eCommerce (GpeC), Andrei Radu.

Organizarea juridică a magazinelor online, de regulă, este fie PFA, fie SRL (sau SRL-D). Dacă un PFA își poate ține singur evidența contabilă (contabilitate în partidă simplă), nu același lucru se poate spune și despre un SRL.

Pentru un antreprenor în mediul digital, contabilitatea ținută după reglementările legale românești este, de cele mai multe ori, un motiv de mare stres. Magazinele online au tranzacții diverse, cu multiple metode de plată, iar operațiunile se întind, de multe ori, pe mai multe luni. Încă de la deschiderea firmei, multiplele formulare și declarații care trebuiesc completate (și de care de multe ori nu îți spune nimeni) sunt un motiv serios pentru a apela la servicii autorizate și informate.

Când desfășurarea activității se face în mediul online, sunt multe lucruri de care trebuie ținut cont. Din fericire, unul dintre aspectele de care nu mai trebuie să te preocupi este locația furnizorului de servicii contabile. Un magazin online este deja familiarizat cu transferul de informații în format electronic și cu folosirea unui serviciu de curierat rapid. De exemplu o firmă de contabilitate din București poate să țină contabilitatea magazinelor online din toată țara.

Iată câteva aspecte importante de care trebuie să se țină seama când se alege un furnizor de servicii contabile.

Membru CECCAR

Asigură-te că firma sau persoana cu care dorești să pornești colaborarea este membru CECCAR (sau altă organizație profesională). Acest lucru se poate verifica ușor pe situl CECCAR, dacă ai numărul de înregistrare al respectivului contabil sau al firmei.

Experiența

Datorită tranzacțiilor cu firme din toată lumea (vezi Facebook, Google Adsens, Google Adwords, Comparatoarele, Paypal etc) află dacă în portofoliul firmei de contabilitate există și alți clienți care desfășoară aceleași activități ca și firma ta. Te-ar scuti de explicații multe și stufoase.

Flexibilitate

Aici nu ne referim la ilegalități. În mediul online se produc multe schimbări de la lună la lună. Pot apărea parteneri noi, pot apărea încurcături, retururi multiple, încasări pe care le legi greu de client și alte situații specifice unui magazin online. Este nevoie de atenție și flexibilitate în gândire pentru a ține pasul.

Comunicare

Între magazinul online și contabil trebuie să fie o legătură profesională strânsă. Contabilul, sau firma de contabilitate, trebuie să răspundă repede la e-mailuri și telefoane și trebuie să aibă capacitatea să vorbească într-un limbaj pe care să îl înțelegi, astfel încât să nu se producă nici o neregulă.

Integritate/Confidențialitate

Încrederea se câștigă foarte greu și, din acest motiv, este bine să colaborezi cu persoane care dau dovadă de un grad ridicat de integritate. În plus, persoana sau firma care îți va ține evidența contabilă are acces la toate informațiile (clienți, furnizori, contracte, prețuri, etc) despre activitatea pe care o desfășori, iar aici va conta foarte mult confidențialitatea și discreția.

Partea financiară

Partea financiară va depinde foarte mult de volumul de lucru. Dimensiunea magazinului online va stabili și prețul. De asemenea, vor trebui avute în vedere integrarea platformei de online cu programul de contabilitatea sau vor trebui găsite soluții automate pentru transferul informațiilor (de exemplu, facturile).